Her gün onlarca e-posta yazıyoruz; ama bu sıklık, iyi e-posta yazma alışkanlığını otomatik olarak getirmiyor. E-posta yazımı konusundaki küçük hatalar, mesajın etkisini ciddi biçimde azaltabiliyor hatta yanlış anlaşılmalara neden olabiliyor. Birinci hata: muğlak konu satırı. "Bir konu hakkında" ya da sadece "merhaba" yazan bir e-posta, açılmama ya da sonraya ertelenme riskini artırıyor. Konu satırı, e-postanın özünü tek cümlede ifade etmeli. İkinci hata: uzun ve toplu metin bloklarıyla başlamak. E-posta yazımında ilk paragraf belirleyici. Okuyucu neden size yazdığınızı hemen anlayamazsa, devamını okuma motivasyonu düşüyor. Doğrudan konuya girin. Üçüncü hata: yanlış ton. Bir e-posta, konuşma diline çok yakın ve gayrı resmi olduğunda profesyonel bağlamlarda tuhaf kaçabiliyor. Çok resmi ve mesafeli olduğunda ise soğuk hissettiriyor. Ton, alıcıya ve ilişkiye göre ayarlanmalı. Dördüncü hata: birden fazla konuyu tek e-postaya sıkıştırmak. Bir e-postada beş farklı konu varsa, okuyucu hangisini önce yanıtlayacağını bilemez; büyük ihtimalle erteliyor. Mümkünse her konu ayrı bir e-posta ile ele alınmalı. Beşinci hata: net bir aksiyon beklentisi olmamak. "Bilginize" ile biten bir e-posta, okuyucudan ne beklediğinizi söylemiyor. "Bu tarihten önce görüşünüzü paylaşır mısınız?" gibi bir kapatış, sonraki adımı netleştiriyor. Altıncı hata: e-posta yazımında alıcı sayısını gereksiz artırmak. "Cc'de herkese" mantığıyla gönderilen e-postalar hem alıcı mailboxlarını tıkıyor hem de sorumluluk dağıldığı için yanıt alma ihtimalini düşürüyor. Yedinci hata: yazıyı gözden geçirmemek. Otomatik düzeltmenin yakalamadığı hatalar, özellikle karmaşık cümlelerdeki anlatım bozuklukları; mesajın inandırıcılığını zedeliyor. Sekizinci hata: e-postayı yanlış zamanlama. Gece 23'te gönderilen acil gibi görünen bir mesaj, gereksiz baskı yaratıyor. Zamanlamayı kasıtlı seçmek, e-posta iletişiminin farkında olan bir profesyonelin işareti.