Kullanım kılavuzu kullanıcı rehberi farkı, teknik yazarlıkta sıkça karıştırılan bir konudur. İki belge türü birbirine yakın görünse de amaç ve yapı açısından ayrışır. Kullanım kılavuzu (user manual), bir ürünün tüm özelliklerini ve işlevlerini sistematik biçimde belgeleyen kapsamlı bir referans belgesidir. Kısımlar genellikle ürünün yapısına ve menülerine paralel şekilde düzenlenir. Okuyucu bir özelliği araştırırken ilgili bölüme doğrudan atlar; doğrusal bir okuma beklenmez. Kullanım kılavuzu kullanıcı rehberi farkının özü buradadır: kılavuz bir referans aracıdır. Kullanıcı rehberi (user guide) ise belirli görevleri tamamlamaya odaklanır. Okuyucu nasıl bir sonuca ulaşacağını öğrenmek ister; ürünün tüm özelliklerini değil, kendi amacı için gereken adımları görmeyi bekler. Bu nedenle rehberler görev odaklı başlıklar taşır: "Raporunuzu nasıl dışa aktarırsınız" gibi. Yapı, adım adım bir akış üzerine kuruludur. Pratik bir örnek üzerinden gidersek: bir muhasebe yazılımının kullanım kılavuzu tüm menüleri, ayarları ve klavye kısayollarını listeler. Aynı yazılımın kullanıcı rehberi ise "Fatura nasıl oluşturulur", "Ay sonu raporu nasıl alınır" gibi görevlere ayrılmış bölümler içerir. Her iki belge türü genellikle birlikte kullanılır. Kullanıcı rehberi günlük kullanımda başvurulan belge iken kullanım kılavuzu özel bir özelliği araştırırken eline alınan kaynaktır. Teknik yazarlıkta kullanım kılavuzu kullanıcı rehberi farkını netleştirmenin en kolay yolu kendine şunu sormaktır: bu belge bir görevi mi anlatıyor, yoksa bir sistemi mi açıklıyor?