Teknik yazarlık hedef kitle analizi, belgenin kime hitap ettiğini netleştiren ve tüm yazım kararlarını yönlendiren temel adımdır. Bu analiz yapılmadan yazılan belgeler ya çok teknik ya da çok yüzeysel kalır. Teknik yazarlık hedef kitle analizi için önce şu soruları yanıtlayın: Okuyucu konuyu ne kadar biliyor? Mühendis mi, son kullanıcı mı, yönetici mi? Bu belgeyi okuma motivasyonu ne, görevi tamamlamak mı, bilgi edinmek mi, karar vermek mi? Belgeyi nasıl kullanacak, baştan sona mı okuyacak, yoksa belirli bölümlere mi atlayacak? Kitle homojen değilse persona oluşturmak yardımcıdır. "Birincil kitle: yazılımı ilk kez kuran BT yöneticisi", "İkincil kitle: sistemi günlük kullanan çalışan" gibi ayrımlar belgenin yapısını şekillendirir. Ana metni birincil kitleye göre yazın, ikincil kitle için notlar veya ek bölümler ekleyin. Teknik yazarlık hedef kitle analizi sonucunda dil seviyesi belirlenir. Uzman kitleye jargon kullanmak doğaldır; karışık veya uzman olmayan kitlede ise her teknik terim ilk geçişte tanımlanmalı ve kısaltmalar açık yazılmalıdır. Mevcut destek talepleri ve kullanıcı geri bildirimleri analiz için altın bir kaynaktır. Hangi konularda soru yoğunlaşıyorsa o bölümler belgede yeterince açık değildir demektir. Kullanılabilirlik testi ise en sağlam doğrulama yöntemidir: gerçek bir kullanıcıya belgeyi kullanarak bir görevi tamamlatın ve nerede takıldıklarını gözlemleyin. Analiz yazma sürecinde değil, planlamada yapılır. Teknik yazarlık hedef kitle analizi tamamlandıktan sonra ne yazılacağı, hangi terminolojinin seçileceği ve örnek verilerin nasıl kurulacağı netleşir.